許多企業在面對市場上各式各樣的採購和庫存管理系統時，往往認爲挑選一套合適的系統是一項非常艱鉅的任務，尤其是餐飲業者。由於餐飲業的營運有別於一般業務性質，不是所有採購和庫存管理系統都能夠切合他們的實際需要。如果選擇了一套不合適的系統，不但難以簡化原有的流程，甚至有機會增加員工的負擔，使他們需要同時兼顧原有人手作業和複雜的系統操作。事實上，我們有不少餐飲客戶亦曾表示傳統的 ERP 系統界面設計較複雜，主要供後台同事處理行政使用，未能滿足前線工作所需。與此同時，由於前線員工一般年紀較大，餐廳需為他們提供較長的系統培訓時間，亦有不少員工表示抗拒，甚至拒絕使用，無助提升營運效率之餘，白白浪費了投放在系統上的資源。然而，專為餐飲業而設的採購和庫存管理系統正正能夠解決上述痛點，改善餐飲業困境。究竟餐飲業的採購和庫存管理系統有什麽特別之處呢？本文將為大家詳細介紹，以供大家在選擇系統時參考。
專為餐飲業而設的採購和庫存管理系統的設計特色
有別於一般 ERP 系統，專為餐飲業量身打造的採購和庫存管理系統能夠理解餐廳在日常營運中的需求，爲此開發了針對性的貼心功能，能協助他們處理一般 ERP 無法解決的繁瑣流程。同時，考慮到餐飲業的性質，例如前線員工年紀較大及流失率較高，開發人員在設計系統界面時亦會考慮到系統操作的易用性和便利性，務求減少培訓時間，讓任何員工都能夠在短時間内輕易掌握。
簡單操作界面
餐飲業的採購和庫存管理系統應具備簡單易用的操作界面，並支援手機或平板電腦操作，以便工作繁忙的前線員工隨時隨地使用。這樣的設計確保了系統的便利性，使餐廳員工能夠兼顧樓面工作的同時，輕鬆地處理各種採購和庫存管理工作。以 FOODIVAL 採購和庫存管理系統爲例，系統除了支援手機或平板電腦操作外，更特別以圖示方式顯示，並設有數字提示待完成事項，所有工作一目了然。
支援手機下單及收貨
餐飲業出名工作量大，前線員工需要同時兼顧樓面及各種行政工作，未必能抽出時間使用電腦下單補貨及輸入收貨資料。因此，能夠支援手機或平板電腦操作的系統尤其重要。餐廳無需購入額外的電子器材，員工可直接使用自己的手機隨時隨地下單和收貨，非常便捷。員工經電子點心紙下單後，系統會自動創建採購單並記錄在案，系統更可直接轉跳至 WhatsApp 對話或群組發送訂單資料，方便員工與供應商溝通跟進。在收貨時，員工也可直接使用手機記錄收貨資料及數量，並拍攝貨品及單據，直接上傳至系統中，方便中央採購即時了解及查閲各分店的收貨情況。當遇到數量不足或供應商贈送免費貨品的情況，餐廳也可在收貨界面記錄在案，方便分批收貨及日後計算採購成本。
單位轉換
餐廳需要妥善管理食材的採購和庫存才能有效控制成本，但一般的 ERP 系統往往無法有效地處理食材在不同單位之間的轉換問題，例如食材購入時的單位與收貨或存倉的單位並不相同。因此，餐廳需要選擇一套可以自動換算不同單位的系統。 而 FOODIVAL 正正具備多單位兼容功能，可以輕鬆應對同一食材使用不同單位記錄的情況。用戶可以預先在後台設置不同單位的換算方法，例如一箱等於 10 個、一包等於 5kg 等，方便餐廳可以在不同的情況和需要下換算不同的單位以有效地管理庫存及計算採購成本。
「抄碼」功能
當系統已配備單位換算功能，餐廳需留意的是該系統的實際操作是否能夠配合餐廳的日常營運和工作流程。例如在收貨時，餐廳經常需要進行「抄碼」工序，即時記錄實際的收貨重量和單位，方便日後更準確地計算採購成本。FOODIVAL 深明餐飲業的需要，特別在收貨界面中配備「抄碼」功能，讓員工可以更簡單和更快捷地處理繁瑣的單位換算問題。
電子食譜功能
另一個需要留意的重要功能便是電子食譜。故名思義，電子食譜協助餐廳將現有的食譜資料數碼化。餐廳可以預先把每道菜式所需的食材和用量輸入系統，系統不但可以根據菜式的材料和份量自動計算需要訂購的食材總量，更可連接 POS 系統，直接提取銷售數據，並按食譜和銷售數據自動扣減倉存數量，自動化食材倉存管理。餐廳也可透過系統整合及分析食譜、採購和倉存數據，計算每間分店的理想及實際食材成本，有助餐廳更有效地監察成本，甚至針對性地改善食譜配方及採購策略，從而提升利潤。
中央廚房及半成品生產
近年來，越來越多的餐廳開始設立中央廚房來集中生產，務求降低營運成本。有見及此，一套全面的採購和庫存管理系統不單要滿足分店及中央採購部門的運作，也需要考慮到中央廚房的需求。FOODIVAL 具備中央廚房模組，協助中央廚房整合各分店的訂單，並設一鍵分貨及匯出執貨單和送貨單，加快出貨流程。此外，中央廚房模組兼備庫存管理功能，提供主動式庫存水平及食材到期提示，減少出現食材不足、過多甚至報廢的情況，節省成本。同時，系統除了可以處理一般製成品外，更可管理半成品的食譜、生產和庫存，如自家製醬料，全方位照顧餐廳在採購和庫存管理上的一切需要。
總括而言，餐廳在選擇採購和庫存管理時，不但需要考慮系統界面的易用性，更需留意系統的功能是否全面，能否切合不同餐廳的日常營運所需，例如「抄碼」、單位自動換算、中央廚房等，才可以令員工有效地簡化整個工作流程，將繁複的餐飲業採購和庫存管理自動化，取代部分人手工序，提升整體工作效率。
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