隨著數碼技術不斷發展和普及，各行各業的數碼轉型為全球大趨勢。越來越多企業重視數碼化，並視數碼轉型為提高業務效率和創造更大商業價值的必經之路。根據思科委託研究機構 IDC 的《2020 亞太地區中小企業數碼化成熟度研究》指出，60% 的受訪香港中小企正積極尋求數碼轉型。本地餐飲業亦不例外，而疫情無疑加快其步伐。
自疫情爆發以來，市民大衆的餐飲、生活習慣，甚至消費模式皆有不同程度的轉變。如為減少接觸及避免病菌傳播，更多市民傾向使用二維碼 (QR code) 下單、外賣平台、電子支付等。連不少老一輩都開始使用智能手機，並因防疫條例而懂得使用手機掃描 QR code。隨著市場需要及社會的改變，不少餐廳都紛紛配合大勢，引入不同的系統，挽留客人。雖然市民的生活已隨著疫情緩和逐步恢復正常，但是不少人已習慣了餐飲業的科技應用。除了顧客服務系統，坊間甚至有更多餐廳引入後台管理系統，將日常營運系統化，進一步提升業務效率。
爲何餐廳需要數碼轉型？
1. 減低人力成本
引入自動化系統取代部分繁複的人力工作，不僅可減輕前線員工的工作量和壓力，還可減少人手需求，從而長遠地降低人力成本。常見的系統包括自助取票輪候系統和自助點餐系統等。透過這些前台系統，客人可自行取票並點餐，員工無需人手派籌和記錄輪候情況，也不用為客戶下單，只需要負責送餐和處理客人的特殊要求。這不僅加快整個輪候和用餐流程，還可減少人力需求和提升客人用餐體驗。假如沒有這些系統的協助，員工需同時兼顧各種繁瑣的樓面工作，很多時無法立即服務客人，客人等待時間自然更長，體驗自然較差。坊間更有餐廳還引入了送餐機械人，進一步減輕員工負擔，提升出餐效率，改善客人用餐體驗。
2. 提升工作效率及減低人力流動的困擾
餐廳店務繁忙，員工除了樓面工作和服務客人外，更需處理庫存管理、食材採購、員工排更等管理工作，單靠人手處理各項事務難免出錯。此外，餐飲業出名工時長，流失率高，甚至出現「請人難」的情況，更有不少兼職員工。長期的人力流動及更替令管理工作出現一定程度的混亂。
以庫存管理及食材採購工作爲例，一般餐廳會以人手盤點，並以 Excel 試算表運用複製的計算公式來監測庫存水平及計算採購成本。此外，不少餐廳習慣以 WhatsApp 向供應商下單，使訂單資料只能在對話中保存，無法建立準確的採購記錄，較容易出現「錯單」和「漏單」的情況。當出現人力變動時，餐廳難以翻查訂單，出現無法追查或跟進的情況，大大降低工作效率，而這些情況可能只是冰山一角。
而透過引入專爲餐飲業而設的食材採購及庫存管理系統便可解決上述問題。系統可一次過處理下單、查單、收貨，更有自動庫存水平監察及提示功能，餐廳更可透過系統的食譜分析功能和匯入銷售數據來計算菜式的理想和實際成本，幫助餐廳改善採購策略，控制成本。由此可見，系統化採購及庫存管理工作可大大減低人爲錯誤，所有資料數據在系統中都有跡可循，無須再擔心人力短缺和人力流動所造成的影響。
3. 加强數據分析能力
與此同時，透過收集及整合不同範疇的數據，系統可協助餐廳分析業務績效，提升業務分析能力。利用系統進行數據分析，餐廳可更準確地預測業務的發展需要，例如客人的需求、進貨數量及種類、菜單設計、銷售策略等，從而改善業務。
以菜單設計爲例，不少餐廳都因缺少採購數據難以掌握每道菜式的食材成本。引入設有食譜分析功能的食材採購及庫存管理系統，如 FOODIVAL，便可解決上述問題。餐廳可預先把每道菜式所需的食材和用量預先輸入系統，建立一個準確的電子食譜庫，並同步或匯入 POS 銷售數據，以系統記錄的食材購入價格來計算每道菜式的理想成本。同時，餐廳亦可以盤點得出的實際食材使用量來計算實際成本。這些成本分析數據有助餐廳找出利潤較低的菜式，作爲調整食譜的基礎。此外，餐廳亦可憑著食材成本數據，決定是否需要轉用供應商，或使用成本較低的食材替代品，提升利潤。
4 大數碼轉型策略
1. 推出自助點餐及取票服務
數碼轉型的第一步可從提升客人用餐體驗及減低人力負擔出發，引入不同種類的前台系統，當中比較常見的是自助點餐及取票輪候系統。自助點餐方式包括使用手機掃描 QR code 連接到菜單下單，或餐廳直接提供電子平板或直立式點餐機供客人使用。較大型的連鎖餐廳例如壽司郎、麥當勞等都分別引入電子平板及大型點餐機；而中小型餐廳則普遍使用 QR code下單，減少購入及維修電子設備的開支，更經濟實惠。與此同時，較大型的連鎖餐廳或人氣餐廳更會配合自助取票機或遙距取票 App 使用。上述系統不但可避免過多客人聚集，有助分流，更可減少處理排隊和輪候工作的人力物力，節省成本。遙距取票 App 甚至可提供即時的輪候情況，並發送推送通知給客人，提醒客人按時到達餐廳入座。客人因此能更有效地運用時間，亦無須擔心錯過票號，完善客人的用餐體驗。
2. 引入 POS 銷售系統
另一方面，不論規模大小的餐廳對 POS 銷售系統應該並不感到陌生。坊間已經有不少餐廳引入 POS 系統來記錄銷售數據，監察業績及進行不同數據分析，例如不同菜式的人氣指數、不同時段的營業情況或不同營銷活動的反應等。因此，POS系統可算是餐飲業數碼化的首要及重要的一步。沒有 POS 系統的幫助，餐廳不但需以人手計算營業，更難以收集銷售數據作分析之用，無法有效地規劃和改善餐廳的營運和管理。
此外，經過疫情的洗禮，不少市民都習慣「叫外賣」，因此有餐廳把 POS 系統與外賣平台對接，只需簡單一鍵便可把平台訂單直接傳送餐廳廚房，節省處理及整合外賣訂單所需的人手和時間。連鎖川菜餐廳十二味便是其中一個例子。為他們進行對接的 POS 系統表示，該對接估計為十二味一年節省約 40 萬元成本。由此可見，數碼轉型不但可加强餐廳的數據分析能力，更可為餐廳節省人力成本，甚至改善營運及銷售策略，更合符成本效益。
3. 善用數碼營銷
現今科技高速發展，更多人更傾向使用網絡和科技產品，令日常生活更便捷。餐廳亦應該迎合市場需要，善用線上營銷，使餐廳可觸及更廣的客群，吸納新客源。越趨普遍的網上訂位服務便是其中一個例子。據 Smart Business Trends 統計指出，90% 的受訪者更願意於光顧餐廳前預先在網上預約訂座。在消費者的角度而言，網上預約系統能夠為他們節省現場輪候的時間，流程更方便、更快捷。 另一方面，預約系統可讓員工估算餐廳的預約及滿座情況，有助提前管理及計劃當天的食材的份量、人手及其他工作安排。因此餐廳可考慮使用網上預約訂座系統，或與不同的訂座平台合作，例如 Openrice 、Eatigo 等，推出不同優惠，加强網上營銷，吸引顧客。同時，餐廳可運用不同的社交媒體宣傳餐廳，甚至可定期推出電子優惠券等，吸引客人光顧。
4. 配合後台管理系統
除了引入前台系統方便客戶，改善用餐體驗，餐廳更可配合後台管理系統，完善及自動化不同的工作流程，提升工作效率。採購及庫存管理一直是餐飲業的一大挑戰。例如在採購方面，傳統的人手下單有機會因多次塗改、寫錯訂購單位等導致「錯單」、「漏單」等的情況，難以建立準確及清晰的採購記錄。此外，由於不少餐廳只依靠估算庫存水平來調整進貨數量及頻率，過度採購或採購不足的情況亦司空見慣。欠缺完整的記錄，餐廳自然難以計算採購和食材成本，亦無法改善採購和銷售策略。
然而，引入採購及庫存管理系統便可輕易解決上述問題。系統不但可整合供應商及「點心紙」的資料，更可透過 WhatsApp、電郵、eFax 等方法統一發送訂單，並記錄在案，減少「錯單」及方便追查。系統更設有異常訂單及未完成工作提示，防止「漏單」。在庫存管理方面，FOODIVAL 更設有低庫存提示、食材即將到期提示等，並可根據電子食譜功能及 POS 數據按「先進先出」原則扣減食材存貨數量，讓餐廳可以隨時掌握更準確的庫存水平，大大減少繁複的人手記錄及計算，提升餐廳的食材成本分析能力，有助改善業務。
中小企把握機遇 踏上數碼轉型之路
隨著社會及市民大衆生活習慣的轉變，餐飲業須審時度勢，按業務和市場的需要加快數碼轉型的步伐。引入不同類型的電子設備及數碼系統不但可提升工作效率，長遠更可減低人力成本，加强數據分析能力，有助餐廳業務增長。其實，數碼轉型不只是大型餐飲集團的專利，政府亦為中小企提供不少支援，例如香港生產力促進局的「數碼不求人」平台，為中小企搜羅逾百個商用數碼轉型方案，協助中小企實踐數碼轉型，開拓新商機。他們也定時為不同行業舉辦數碼方案展覽日及座談會，讓中小企取得更多有關數碼轉型的最新資訊。於此同時，政府也設立「TVP 科技券計劃」為中小企的數碼轉型方案提供資助，減低他們的負擔之餘，大力推動本地數碼轉型。
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