疫情已肆虐全球超過三年，各國的隔離及封鎖政策不但使各行業的人手短缺，更加劇了跨國貿易的困難。食材供應因此成為許多國家面臨的最大挑戰之一。供應鏈嚴重受阻會導致食材短缺，直接影響餐飲業的菜式供應。如餐廳需經常使用某類食材便要調整菜單，甚至暫停供應，對業務及收入造成一定影響。當食材供應減少而需求不變時，食材價格自然會上漲，導致餐飲業的食材成本上升。
最近，國際間因禽流感再爆發而出現「雞蛋荒」，不少餐廳的生意都受到影響。據日本帝國數據銀行的調查，截至本年3月上旬，日本的100家上市餐飲公司中有18家需暫停供應與雞蛋相關的商品，日本麥當勞便是其一。而距離香港較近台灣同樣受禽流感影響出現「缺蛋」，使蛋價飆漲，創下歷史新高。餐飲業首當其衝，不少餐廳被迫使用限購方式，甚至停售蛋製品。雖然香港餐飲業因使用内地蛋而暫未受波及，但由於疫情反復，餐飲業需防患於未然，做好供應商及採購管理，才可有效防止食材短缺影響生意。
確保食材供應穩定的3大採購及倉管技巧
您可透過以下3大技巧為餐廳打好採購及倉存管理基礎，未雨綢繆，將供應鏈受阻而導致的短缺和延誤對餐廳日常營運及供應造成的影響減至最低。
採用多渠道採購
首先，餐廳應該避免過分依賴單一供應商，嘗試與不同的供應商建立穩定的合作關係，減低個別供應商出現問題而帶來的風險。當遇到某供應商出現食材供應不穩時，餐廳可馬上聯絡同類的貨品供應商，避免缺貨危機。而多渠道採購能為餐廳提供更穩定的貨源和更多元化的選擇，確保食材品質。餐廳亦可預先為不同食材制定替代品列表，隨時應付食材短缺問題。
建立可靠庫存管理
此外，可靠的庫存管理亦非常重要。準確的記錄可確保存貨充足，避免突然出現低庫存的情況。要確保庫存充足，餐廳可根據餐廳日常的營運需要，預計1至2個月的食材數量，作爲設定「最低庫存水平」或「安全庫存量」的基礎。當存貨達到最低庫存水平時，餐廳便需安排補貨，盡量減低供應鏈不穩的影響。雖然不少餐廳已設置 POS 銷售系統，但我們也建議餐廳每月最少點倉一次，確保庫存數據的準確性，有助預算補貨安排和數量。若餐廳可一併監察食材過期情況亦有助減少不必要的食材報廢，使庫存管理更精準。
系統化供應商管理
如果餐廳希望更有效地處理整個採購流程，並可在突發情況下馬上採取相應措施，解決燃眉之急，便必須把供應商管理系統化，如與供應商聯絡、翻查供應商以往訂單或表現等工作。採購部需要整合所有供應商的資料，包括名稱、聯絡電話、送貨車期、截單時間、產品價格等，方便遇到供應受阻和延誤等問題時馬上查閲資料，與供應商進行協商，並安排合適的供應商幫忙解決問題。我們亦建議餐廳為不同供應商的表現和食材品質作評分，方便作爲日後選擇長期合作夥伴的參考。
如何透過系統加强供應商及採購管理?
上述的要訣其實說易行難，假如沒有系統的幫助，餐廳和採購部需要花費不少時間和人力資源去人手記錄、計算及監察整個流程。然而，只要配合採購及庫存系統，例如專為餐飲業而設計的 FOODIVAL，便可事半功倍。餐廳只需於系統進行初始設定，再配合定期點倉及銷售數據，系統便可協助餐廳系統化管理供應商、監察庫存甚至製作不同的報告及分析，作為餐廳改善採購政策的重要參考。
供應商資料管理界面及評分系統
為了方便採購部集中管理供應商，坊間的餐飲採購及庫存系統一般都設有供應商管理功能，為採購部整合所有供應商資料，包括名稱、聯絡電話、送貨車期、截單時間、產品價格等。在需要時，採購部無需再三翻查紙本記錄，便可馬上於系統查詢及概覽供應商資料，甚至處理食材供應相關的緊急事宜。餐廳在下單時亦可看到不同的備註，掌握最新的供應商資訊。採購部亦可規範餐廳可使用的供應商及購買的食材種類等，避免出現未經審批的供應商，及管理混亂的情況。而 FOODIVAL 的特別之處是更貼心地為餐廳提供供應商評分系統。餐廳可在收貨時加入評分或評語，方便採購部日後評估供應商質素，作爲選擇優質可靠的夥伴的重要參考。若與可靠的供應商合作，餐廳在遇到任何供求問題時，雙方的溝通和協調自然更便利。
庫存水平及食材過期提示
為減少員工負擔及自動化不同工作流程，系統的提示功能尤其重要。餐廳可以選擇提供低庫存及食材即將過期等提示功能的採購及庫存系統，讓監察庫存水平的工作更易如反掌。餐廳可預先設定最低庫存量，當系統發現某食材的存貨已低於安全數量便會自動發出通知，提示員工及時補貨，保持存貨充足，應付日常所需。假如遇到突發的延遲供應或缺貨問題，餐廳都可有足以應付1至2個月營運的庫存水平，並有足夠時間與供應商進行溝通及安排。此外，食材即將過期提示亦可以幫助餐廳管理存庫。系統可按食材入庫日子計算其有效期限，減少因食材過期而導致的廚餘問題，有效減低處理報廢食材帶來的額外成本外，確保存貨品質。
數據分析
餐廳採購管理的最大難處之一便是缺乏有效的數據和報告。而系統可協助您進行更大量、更深入及更準確的數據分析，有助掌握食材成本及利潤，為採購策略作出針對性的改善。假如 您的採購系統設有食譜功能，系統便可根據您的銷售數據來分析每個菜式的理想成本，同時可透過點倉取得實際食材使用量作基礎來分析實際菜式成本。管理層更可隨時在儀表板查看及比較各分店的採購數據和趨勢。在食材供應出現問題而導致採購成本上升時，管理層可參考系統數據，嘗試找出更合符成本效益的食材替代品及菜式，從而減低採購成本。
在全球疫情發展仍然不明朗的前提下，餐廳更應該防患於未然，重新審視現有的供應商管理及採購策略，制定更完善、更有系統的流程及機制。更可把握餐飲數碼轉型的趨勢，引入不同的自動化餐飲系統，加强供應商、採購以至倉存的管理之餘，減少人手監察流程所需的人力物力，大大提升對食材供應不穩定或延遲等情況的應變能力。
如欲了解更多有關餐廳存庫及採購系統 (Inventory and Procurement System) 以改善供應商及採購管理，請按此與聯絡我們!